Rat für Vereinfachung

Einleitung

Der Rat für Vereinfachung bietet luxemburgischen staatlichen Behörden an, sie dabei zu unterstützen, ihre internen Abläufe und Prozesse zu optimieren. Auf Antrag einer staatlichen Stelle analysiert der Rat für Vereinfachung bestehende oder geplante Strukturen, Verfahren und Dienstleistungen der antragstellenden Behörde. Ziel ist es, diese für Bürger und Unternehmen klarer, zugänglicher und nutzerfreundlicher zu gestalten.

Ziele

Der Rat will die Nutzererfahrung für Bürger, Unternehmen und Beamte auf allen Verwaltungsebenen verbessern. Er unterstützt Ministerien und Verwaltungen, die dies beantragen, fördert eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wissensaustauschs und begleitet die Umsetzung von Lösungen, die auf die Bedürfnisse der Bürger und Unternehmen ausgerichtet sind.

Um diese Ziele zu erreichen, ist ein ganzheitlicher und menschenzentrierter Ansatz erforderlich. Welche Bedürfnisse haben die Bürger wirklich? Welche administrativen Hindernisse müssen behoben werden? Der Rat untersucht all diese Fragen ausführlich und identifiziert in Absprache mit den Akteuren des öffentlichen Sektors konkrete Verbesserungsmöglichkeiten. Ein Ansatz, der dem Motto des Rats entspricht: „Zusammen vereinfachen, Schritt für Schritt.“

Vorgehen

Der Rat verfolgt einen nutzerorientierten Ansatz und betrachtet Verwaltungsprozesse unabhängig und neutral. Er bringt die Perspektive der Bürger anhand von typischen Lebenssituationen in das Verwaltungsumfeld ein und hinterfragt gängige Abläufe.

Zunächst bewertet der Rat für Vereinfachung gemeinsam mit der antragstellenden Behörde den aktuellen Stand eines Vorgehens, eines Prozesses oder einer Arbeitsweise. Daraufhin wird gemeinsam festgelegt, welche Entwicklungen möglich und wünschenswert sind, um den Bedürfnissen der jeweiligen Zielgruppe am besten zu entsprechen.

Anschließend begleitet der Rat für Vereinfachung die Behörde bei der Umsetzung der angestrebten Vereinfachung. Diese können sich beziehen auf:

• das Dienstleistungsangebot einer Behörde für Bürger und Unternehmen,
• die Strukturen und Prozesse innerhalb einer Verwaltung,
• oder den beruflichen Alltag der Staatsbeamten.

Ob es darum geht, Prozesse zu überdenken, Strukturen anzupassen oder neue Arbeitsweisen einzuführen, der Rat für Vereinfachung begleitet gezielte Anfragen und erarbeitet gemeinsam mit den Beteiligten passende Lösungen.

Sein Ziel: den Alltag von Bürgern, Unternehmen und Beamten zu erleichtern.

Drei Grundsätze

Der Rat stützt sich auf drei zentrale Grundsätze: Aktivierung, Autonomisierung und Vernetzung.

• Aktivierung: Indem er Verwaltungen für ihr Vereinfachungspotenzial sensibilisiert, werden Verbesserungsprozesse angestoßen.
• Autonomisierung: Durch den Austausch von Wissen und Methoden ermöglicht er den Beamten, eigenständig Verbesserungen umzusetzen.
• Vernetzung: Durch die Förderung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Dienststellen und Verwaltungen, trägt der Rat zur Bildung tragfähiger Netzwerke bei.

Auf diese Weise entwickelt der Rat kontinuierlich neue Ansätze und verfeinert seine Methoden, um die öffentliche Verwaltung Schritt für Schritt im Sinne aller zu verbessern.

Neun Richtlinien zur schrittweisen Vereinfachung

Vereinfachung geschieht Schritt für Schritt. Sie muss nicht radikal sein, um Wirkung zu zeigen. Der Rat für Vereinfachung arbeitet strukturiert und zielgerichtet und nutzt dabei passende Methoden und Instrumente. In kleinen, iterativen Schritten schlägt er vor, Prozesse und Dienstleistungen zu überarbeiten, um die Erfahrungen von Bürgern, Unternehmen und Beamten im öffentlichen Dienst zu verbessern. Dabei greift der Rat auf vorhandenes Wissen zurück, hinterfragt bestehende Abläufe und geht neue Wege – stets mit dem Ziel, eine spürbare Vereinfachung zu erreichen:

1. Menschen und ihre Bedürfnisse verstehen,
2. gemeinsam vereinfachen, mit und für alle,
3. ganzheitliche Lösungen entwickeln,
4. einen klar definierten Auftrag erfüllen,
5. Strukturen befolgen und zugleich Neues wagen,
6. geeignete Methoden und Instrumente einsetzen,
7. offen und klar kommunizieren,
8. zuverlässig und nachhaltig gestalten,
9. ein gemeinsames Ziel und eine gemeinsame Arbeitskultur teilen.

Vereinfachung betrifft alle. Sie erfordert Offenheit und ein klares Ziel, um Vertrauen und eine kooperative Arbeitskultur zu fördern. Jeder kann dazu beitragen, Abläufe zu vereinfachen und zugänglicher zu gestalten. Durch bereichsübergreifende Zusammenarbeit und den Willen Prozesse kontinuierlich zu verbessern, ermutigt der Rat die Akteure des öffentlichen Sektors, sich aktiv an wichtigen und nachhaltigen Vereinfachungsinitiativen zu beteiligen.