Conseil à la Simplification

Introduction

Le Conseil à la simplification propose d’accompagner les administrations luxembourgeoises dans l’optimisation de leurs démarches et de leurs processus internes. A la demande d’une entité étatique, le Conseil à la simplification procède à l’analyse approfondie des structures, des procédures et des service existantes ou planifiées de l’entité demandeuse, afin de les rendre plus clairs, accessibles et faciles à utiliser pour les citoyens et les entreprises.

Objectifs

L’ambition du Conseil est de parvenir à une optimisation des expériences d'utilisation pour les citoyens, entreprises et les agents publics à tous les niveaux de l'administration. Le Conseil habilite et soutient les ministères et administrations qui en font la demande, il encourage une culture de coopération et de partage des connaissances et accompagne la mise en œuvre de solutions axées sur les besoins des citoyens et des entreprises.

Atteindre ces objectifs requiert une approche globale et centrée sur l’humain. Quels sont les besoins réels des administrés ? Quels obstacles administratifs doivent être levés ? Le Conseil explore ces questions en profondeur et identifie, en concertation avec les acteurs du secteur public, des pistes concrètes d’amélioration. Une démarche qui s’inscrit dans sa devise : « Simplifier ensemble, pas à pas. »

Approche

Le Conseil adopte une approche de conception centrée sur l'utilisateur et considère les processus administratifs de manière indépendante et sans jugement de valeur. Il introduit la perspective des utilisateurs dans l'environnement administratif par le biais d'événements de vie et remet en question les pratiques habituelles.

Le Conseil à la simplification évalue de concert avec l’entité étatique demanderesse tout d’abord l’état actuel d’une démarche, d’un processus ou d’une méthode de travail de l’entité étatique qui en fait la demande et en détermine l’évolution envisageable et souhaitable pour répondre au mieux aux besoins du public cible.

Ensuite, le Conseil à la simplification accompagne l’entité étatique pour la simplification souhaitée. Il peut s’agir :

• des offres de services d’une entité pour les citoyens et les entreprises,
• des structures et processus de tous types dans une administration,
• du quotidien professionnel des agents de l’État d’une entité.

Qu’il s’agisse de repenser les processus, d’adapter les structures ou d’évoluer vers de nouveaux modes de travail, le Conseil à la simplification accompagne les demandes spécifiques et coconstruit, avec les parties prenantes, des solutions adaptées.

Son objectif : faciliter le quotidien des citoyens, des entreprises et des agents publics.

Trois principes fondamentaux

Le Conseil s’appuie sur trois principes fondamentaux : activation, autonomisation et mise en réseau.

• Activation : en sensibilisant les administrations au potentiel de simplification, il encourage une dynamique de changement.
• Autonomisation : en partageant des connaissances et des méthodes, il permet aux agents publics de mener eux-mêmes des améliorations.
• Mise en réseau : en favorisant la collaboration entre les services et les administrations, il soutient la création de réseaux.

Dans cette optique, le Conseil ne cesse d’explorer de nouvelles méthodes et d’affiner son approche, afin de transformer progressivement l’administration au bénéfice de tous.

Neuf lignes directrices pour simplifier pas à pas

La simplification se fait par petites étapes. Elle n‘a pas besoin d‘être radicale pour porter ses fruits. Le Conseil à la simplification travaille de manière structurée et ciblée en utilisant les méthodes et instruments appropriés. Par petites étapes itératives, il propose de revoir les processus et les services, afin d’améliorer ainsi l’expérience des citoyens, des entreprises et des agents du secteur public. Il s’appuie sur les connaissances existantes, remet en question les processus en place et explore de nouvelles voies – toujours dans l’optique d’atteindre une simplification tangible :

1. comprendre les êtres humains et leurs besoins,
2. simplifier ensemble, avec et pour tout un chacun,
3. développer des solutions globales,
4. remplir une mission clairement définie,
5. suivre des structures et explorer de nouvelles voies,
6. utiliser les méthodes et instruments appropriés,
7. échanger ouvertement et avec clarté,
8. structurer de manière fiable et durable,
9. partager un objectif commun et une culture de travail.

La simplification concerne tout le monde. Elle demande une ouverture d’esprit et un objectif clair pour instaurer un climat de confiance et une culture de travail commune. Tout un chacun peut contribuer à simplifier les processus et à les rendre plus accessibles. Grâce à la collaboration transversale et à la volonté d‘optimiser les processus, nous encourageons les agents du secteur public à participer à des initiatives de simplification durables essentielles.