Données personnelles

La présente notice d’information a pour objet de vous informer des conditions dans lesquelles le MINISTÈRE DE LA DIGITALISATION (4, rue de la Congrégation; L-1352 Luxembourg; n° tel. 247-72100), collecte et traite, en qualité de responsable du traitement, vos données à caractère personnel (ci-après "données personnelles"), à savoir d’une part vos données de contact, lors de votre inscription à un événement du Ministère, et d’autre part, votre image et votre voix, lors de la photographie ou de l’enregistrement audio et/ou visuel de tous les événements organisés par le Ministère, indépendamment de leur envergure.

1. Le traitement de vos données de contact dans le cadre de votre inscription à un événement du Ministère de la Digitalisation

Lorsque vous vous inscrivez à un événement en remplissant le formulaire en ligne prévu à cette fin, le Ministère de la Digitalisation traite au minimum les données suivantes :

• Votre nom et prénom
• Votre adresse e-mail

Ces données de contact sont nécessaires afin de permettre la gestion de votre inscription, ainsi qu’afin de permettre le cas échéant, la conservation de votre consentement explicite à l’utilisation et l’exploitation de votre image et de votre voix suite à la photographie ou l’enregistrement audio et/ou visuel de l’événement auquel vous participez, et afin de permettre la gestion de vos éventuelles demandes relatives à l’exercice de vos droits sur vos données personnelles. Le traitement de vos données personnelles est nécessaire en vue de permettre au Ministère de remplir ses obligations légales aux termes du Règlement 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données - RGPD). Ces finalités constituent la base de licéïté du traitement de données personnelles auquel procède le Ministère.

Vos données de contact sont conservées pour la durée nécessaire pour les finalités décrites ci-dessus. Vos données de contact sont encore susceptibles d'être communiquées aux prestataires de services externes du Ministère, tels que ses prestataires de services informatiques, dans la stricte mesure nécessaire et sous réserve de l’existence de garanties contractuelles propres à assurer la sécurité et la confidentialité des données. Hormis ces cas, et sauf disposition contraire de la loi ou demande des autorités administratives et judiciaires compétentes, nous ne les divulguerons pas, sans votre autorisation expresse.

2. Le traitement de votre image et de votre voix lors de la photographie ou de l’enregistrement audio et/ou visuel de tous les événements du Ministère de la Digitalisation

a) La nature et la base de licéïté du traitement

Lorsque vous participez à un événement du Ministère de la Digitalisation, le Ministère traite les données suivantes:

• Votre image
• Votre voix

Le Ministère de la Digitalisation traite vos données aux fins de l’accomplissement de ses missions d’intérêt public aux termes de l’article 6, paragraphe 1er point e) du RGPD, notamment aux fins de l’accomplissement et de la promotion de l’agenda numérique et des attributions du Ministère de la Digitalisation relatives à la simplification administrative et à la meilleure réglementation, et à des fins d’information du public et de promotion des activités du Ministère. Ces finalités constituent la base de licéïté du traitement de données personnelles auquel procède le Ministère.

Le cas échéant, selon le type d’événement, le Ministère de la Digitalisation traite en outre vos données sur base de votre consentement explicite aux termes de l’article 6, paragraphe 1^er point a) du RGPD.

Veuillez noter que vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne puisse porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci). Pour exercer votre droit de retirer votre consentement, veuillez contacter le délégué à la protection de données du Ministère de la Digitalisation en précisant le traitement pour lequel vous voulez retirer votre consentement.

Il y a lieu de distinguer entre 3 types d’événements:

1. Les événements de nature "officielle"

Les événements de nature "officielle" comprennent par exemple des visites de dignitaires étrangers organisées par le Ministère de la Digitalisation, mais également des réunions de haut niveau qui réunissent des représentants du gouvernement et/ou de la société civile, tels que par exemple les réunions du Haut Comité à la transformation numérique.

Le traitement de vos données personnelles effectué par voie de photographies et enregistrements audios et/ou visuels lors de tels événements de nature "officielle", est considéré effectué dans un cadre professionnel, de représentation.

Le Ministère de la Digitalisation traite vos données personnelles aux fins de l’accomplissement de ses missions d’intérêt public aux termes de l’article 6, paragraphe 1er point e) du RGPD.

Dans ce cas de figure, aucun accord explicite pour le traitement de votre image et de votre voix ne sera requis.

2. Les événements "ouverts à un large public"

Les événements "ouverts à un large public" concernent des événements ouverts aux personnes privées, mais également ceux réservés à l’ensemble des agents de l’État, auxquels la participation d’un grand nombre de personnes est attendue. Il s’agit par exemple de la Journée nationale d’inclusion numérique, du Simplify Day, etc.

Le Ministère de la Digitalisation traite vos données aux fins de l’accomplissement de ses missions d’intérêt public aux termes de l’article 6, paragraphe 1er point e) du RGPD. En outre, le Ministère de la Digitalisation, traite vos données personnelles sur base de votre consentement explicite aux termes de l’article 6, paragraphe 1er point a) du RGPD.

Votre consentement explicite au traitement de votre image et de votre voix est obligatoire afin de pouvoir participer à l’évènement en question.

3. Les événements "réservés à un public restreint"

Les événements "réservés à un public restreint" incluent tous les évènements participatifs ou workshops organisés par le Ministère de la Digitalisation pour lesquels des invitations spécifiques sont envoyées. Ceux-ci incluent par exemple les ateliers participatifs préparatoires pour le Haut Comité à la transformation numérique, les événements organisés dans les locaux du GovTech Lab, ou encore les Simplify Coffee.

Le Ministère de la Digitalisation traite vos données aux fins de l’accomplissement de ses missions d’intérêt public aux termes de l’article 6, paragraphe 1er point e) du RGPD. En outre, le Ministère de la Digitalisation, traite vos données personnelles sur base de votre consentement explicite aux termes de l’article 6, paragraphe 1er point a) du RGPD.

Un consentement explicite ou un refus de consentement au traitement de votre image et de votre voix est demandé préalablement à votre participation. Dans ce cas de figure, votre désaccord n’empêche pas votre inscription à l’événement en question. Les membres du Ministère prendront les mesures nécessaires pour respecter la demande de la personne inscrite.

b) Les finalités du traitement

Le Ministère de la Digitalisation traite les données reçues (images, enregistrements sonores, vidéos) aux fins de l’accomplissement de ses missions d’intérêt public et à des fins d’information du public et de promotion de ses activités.

Ces données sont notamment utilisées et exploitées (par diffusion, publication, reproduction, communication au public), directement ou par l’intermédiaire de tiers, en tout ou en partie, sans limite de territoire ou de durée par le Ministère de la Digitalisation.

Les données pourront être utilisés et exploités par le Ministère sous toute forme et sur tous supports matériels et immatériels:

• notamment sur papier, de manière analogique, numérique ou électronique (à l’exclusion d’exploitations commerciales);
• notamment dans les médias, les livres, les supports d’enregistrement numérique, lors d’expositions, dans la publicité, pour des projections publiques, sur Internet (incluant également les intranets, blogs et réseaux sociaux du Gouvernement du Grand-Duché de Luxembourg);
• sur tous vecteurs de réception confondus (ordinateurs fixes et portables, smartphones, tablettes, etc.);
• sur des supports de communication interne.

Les données pourront également être archivées, afin de documenter l’activité du Ministère.

Il est à noter que dans les cas des photographies et enregistrements audio et/ou visuels dans le contexte du GovTech Lab, les mêmes règles qu’énoncées ci-dessus s’appliquent pour l’utilisation des images et enregistrements par le Centre des technologies de l’information de l’État.

3. Les engagements du Ministère

Les données personnelles recueillies par le Ministère sont traitées par lui, en qualité de responsable du traitement, dans le respect de la législation sur la protection des données applicable (à savoir le RGPD, ainsi que la Loi du 1^er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données, ainsi que toute autre réglementation ultérieure).

Le Ministère de la Digitalisation s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin d’assurer la protection des données personnelles contre les risques liés à l’usage des systèmes d’information.

Le Ministère s’interdit expressément de procéder à une exploitation des photographies ou enregistrements audios et/ou visuels susceptible de porter atteinte à la vie privée ou à la réputation, à la dignité ou à l’intégrité des personnes concernées.

4. Les droits de la personne concernée

Chaque personne dispose des droits prévus par les dispositions du chapitre III (articles 12 à 22) du RGPD.

Ainsi toute personne concernée a le droit d’obtenir, sans frais, l’accès aux données personnelles la concernant, la confirmation que ces données personnelles sont ou ne sont pas traitées, ainsi que les informations portant au moins sur les finalités du traitement, sur les catégories de données sur lesquelles le traitement porte et les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées. De plus la personne concernée a le droit à la communication (sous une forme intelligible) des données personnelles faisant l’objet des traitements.

Dans les limites prévues par les règles applicables, la personne concernée dispose également d'un droit de rectification des données personnelles la concernant et d'un droit d'opposition au traitement de ces données (sous réserve de justifier de raisons tenant à sa situation particulière).

La personne concernée peut également, selon les cas légaux, demander l’effacement de tout ou partie des données ou une limitation du traitement. Le droit à l'effacement n’est pas absolu et peut être limité par l'exercice du droit à la liberté d'expression, le respect d'une obligation légale, ou encore l'exécution d'une mission d'intérêt public dans le chef du responsable du traitement justifiant d’un motif impérieux au traitement de vos données personnelles.

Le traitement des données vous concernant n’implique pas de prise de décision automatisée produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire et ne comprend pas non plus le profilage.

Toute communication relative à une demande d’information, de réclamation ou quant à l’exercice de vos droits prévus par les dispositions du règlement (UE) 2016/679 est à adresser au délégué à la protection des données du Ministère de la Digitalisation.

5. Réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD)

Si, après nous avoir contacté, vous estimez que le traitement de vos données effectué par le Ministère de la Digitalisation constitue une violation du règlement (UE) 2016/679 ou que vos droits prévus par ledit règlement ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation après de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD), ayant son siège au 1 Avenue du Rock'n'Roll à L-4361 Esch-sur-Alzette.